Knowledge Base

Collabuild Helpcenter

Jouw Gids naar een Gestroomlijnd Bouwproject

Aan de Slag

Leer over rollen, rechten en de basis van Collabuild

Planning & Projectfases

Beheer je tijdlijn en werk met projectfases

Taakbeheer

Werk met het Kanban-bord en beheer taken

Documenten & Bestanden

Upload, deel en beheer je projectdocumenten

Afspraakmomenten

Beheer je agenda en plan vergaderingen

Communicatie & Q&A

Gebruik e-mail templates en het Q&A systeem

Veelgestelde Vragen

Antwoorden op de meest gestelde vragen
Categorie 1

Aan de Slag

Rollen en Rechten: Wie ziet wat?

Binnen Collabuild werken we met drie specifieke rollen om de privacy en efficiëntie te waarborgen.

De Bouwheer

Heeft volledig overzicht over het gehele project, alle documenten en de volledige planning. De bouwheer kan taken toevoegen en beslissingen nemen in het Q&A systeem.

De Architect

De coördinator van het project. De architect heeft toegang tot alle bestanden en kan de planning (projectfases) beheren en aanpassen.

De Aannemer

Heeft toegang tot de taken en planning die voor hem relevant zijn. Let op: Aannemers zien enkel de bestanden die expliciet met hen gedeeld zijn, tenzij het gaat om algemene projectinformatie die door de architect of bouwheer is vrijgegeven.

Categorie 2

Planning & Projectfases

Werken met Projectfases (Gantt-tijdlijn)

De planning is de ruggengraat van je project. In Collabuild werk je met Projectfases.

Een projectfase toevoegen:

  1. Ga naar de tab 'Planning'.
  2. Klik op de knop Projectfase Toevoegen.
  3. Geef de fase een naam (bijv. "Ruwbouw" of "Elektriciteitswerken").
  4. Selecteer een startdatum en een verwachte einddatum.

Afhankelijkheden (Dependencies)

Bouwen is een kettingreactie. Je kunt fases aan elkaar koppelen. Als de fase "Chape" vertraging oploopt, zal Collabuild automatisch de gekoppelde fase "Vloer leggen" mee verschuiven. Zo blijft je planning altijd realistisch.

Categorie 3

Taakbeheer

Het Takenbord Gebruiken (Kanban)

Het takenbord geeft je een visueel overzicht van de dagelijkse vooruitgang.

To Do

Hier staan alle nieuwe actiepunten.

Bezig

Taken waar momenteel aan gewerkt wordt.

Voltooid

Zodra een taak klaar is, sleep je deze naar deze kolom.

Een taak archiveren

Wanneer een taak volledig is afgerond en niet meer relevant is voor het dagelijkse overzicht, kun je deze archiveren. De taak verdwijnt uit het actieve zicht, maar blijft bewaard in het archief voor latere raadpleging (bijv. voor de oplevering). Je kunt een taak ook altijd weer dearchiveren als dat nodig is.

Categorie 4

Documenten & Bestanden

Bestanden Uploaden en Delen

Collabuild fungeert als je digitale bouwdossier.

Limieten & Types:

  • Je kunt bestanden uploaden tot 25MB per bestand.
  • Ondersteunde formaten zijn o.a. PDF, JPG, PNG en Office-documenten.

Zichtbaarheid beheren:

Wanneer je een bestand toevoegt, kun je bepalen wie dit mag zien.

Privé

Enkel voor de bouwheer en architect.

Gedeeld met Aannemers

Vink dit aan als de uitvoerders de plannen moeten kunnen inkijken.

Opmerking: Bestanden blijven altijd beschikbaar voor de bouwheer en architect, ook als de deling met aannemers wordt stopgezet.
Categorie 5

Afspraakmomenten

Hoe werken Afspraakmomenten?

Voorkom eindeloos heen-en-weer mailen voor een werfvergadering of plaatsbezoek.

1

Vrij moment toevoegen

Ga naar 'Afspraakmomenten' en klik op de gewenste dag en tijdstip in het rooster.

2

Beschikbaarheid delen

Genereer een link of nodig partners direct uit via het platform.

3

Boeken

De genodigde kiest een vrij slot. Zodra zij een moment kiezen, is dit slot direct voor anderen geblokkeerd en ontvang jij een bevestiging.

4

Synchronisatie

De afspraak wordt direct gemarkeerd in jouw Collabuild agenda.

Categorie 6

Communicatie & Q&A

Werken met E-mail Templates

Bespaar tijd door veelvoorkomende berichten te automatiseren.

In Collabuild kun je Templates aanmaken voor herhalende communicatie (zoals een vraag om een offerte of een herinnering voor een deadline).

Gebruik variabelen

Gebruik variabelen zoals {{projectName}} of {{recipientName}}. Collabuild vult deze automatisch in op basis van de projectgegevens.

Voordat je verzendt, krijg je altijd een preview te zien zodat je zeker weet dat de boodschap correct is.

Voorbeeld template:

Beste {{recipientName}},

Graag zou ik een afspraak willen maken voor project {{projectName}}.

Met vriendelijke groet,
{{senderName}}

Categorie 7

Veelgestelde Vragen

Algemeen

Collabuild is een online projectmanagementtool die speciaal is ontworpen voor kleine bouwprojecten. Het platform brengt alle essentiële tools samen op één plek: taakbeheer, planning, communicatie, documentbeheer en samenwerking tussen alle betrokken partijen (bouwheren, architecten, aannemers).

Collabuild is perfect voor kleine tot middelgrote bouwprojecten zoals:

  • Verbouwingen en renovaties
  • Nieuwbouwwoningen
  • Commerciële projecten tot 500m²
  • Projecten waarbij meerdere partijen samenwerken
  • Zowel particuliere als zakelijke opdrachtgevers

Momenteel is Collabuild een webapplicatie die volledig responsive is en perfect werkt op smartphones en tablets. Een dedicated mobiele app staat op onze roadmap voor 2025.

De veiligheid van uw data is onze hoogste prioriteit. Collabuild gebruikt:

  • SSL-versleuteling voor alle data-overdracht
  • Europese servers die voldoen aan GDPR-wetgeving
  • Regelmatige backups
  • Beperkte toegang per gebruikersrol
  • Twee-factor authenticatie (binnenkort beschikbaar)

Functionaliteiten

Het toevoegen van taken is eenvoudig:

  1. Ga naar het Kanban-bord of de takenlijst
  2. Klik op "Nieuwe taak"
  3. Vul de taaknaam, beschrijving en deadline in
  4. Wijs de taak toe aan een teamlid
  5. Selecteer de juiste status en prioriteit
  6. Klik op "Opslaan"

Ja, het documentbeheer van Collabuild biedt granulaire toegangscontrole:

  • Upload documenten naar de centrale bibliotheek
  • Selecteer welke teamleden toegang krijgen
  • Stel verschillende rechten in (bekijken, downloaden, bewerken)
  • Ontvang notificaties wanneer documenten worden bijgewerkt

Het Q&A-systeem centraliseert alle communicatie:

  • Stel vragen direct in het platform
  • Tag relevante personen voor snelle reacties
  • Koppel vragen aan specifieke taken of documenten
  • Markeer items voor bespreking tijdens vergaderingen
  • Houd een complete geschiedenis bij van alle communicatie

Absoluut! Collabuild biedt meerdere planningsweergaves:

  • Kanban-bord: Visueel taakbeheer met sleep-en-neerzet functionaliteit
  • Gantt-chart: Tijdlijnweergave met afhankelijkheden tussen taken
  • Kalenderview: Overzicht van deadlines en vergaderingen
  • Projectfasen: Macro-overzicht van belangrijke mijlpalen

Ja, Collabuild bevat voorgedefinieerde templates voor:

  • Projectupdates naar alle betrokkenen
  • Fase-opleveringen
  • Offerteaanvragen
  • Vergaderuitnodigingen
  • Status rapportages

U kunt ook uw eigen templates aanmaken en opslaan.

Account & Prijzen

Collabuild heeft een transparante prijsstructuur:

  • Basis Plan: €9,95 per maand
  • Eerste maand gratis voor nieuwe gebruikers
  • Geen setup kosten of verborgen kosten
  • Inclusief alle functionaliteiten en onbeperkt aantal gebruikers
  • Voor grotere projecten of extra opslagruimte: neem contact met ons op

U kunt uw abonnement op elk moment opzeggen:

  1. Log in op uw account
  2. Ga naar Account Settings > Abonnement
  3. Klik op "Abonnement opzeggen"
  4. Uw data blijft beschikbaar tot het einde van uw betaalperiode
  5. Neem contact met ons op als u uw data wilt exporteren

Zeker! We bieden verschillende ondersteuningsopties:

  • Email support: info@collabuild.com (reactie binnen 24 uur)
  • Kennisbank: Uitgebreide handleidingen en tutorials
  • Video tutorials: Stap-voor-stap uitleg van alle functionaliteiten
  • Persoonlijke demo: Op afspraak voor nieuwe gebruikers
  • Telefonische support: +32 (0) 123 45 67 (werkdagen 9-17u)

Nog vragen?

Meld je aan om op de hoogte te blijven, of mail ons je vraag.

Hou me op de hoogte Mail ons